Wat is inspraak en medezeggenschap?
Inspraak van vrijwilligers betekent dat ze actief uitgenodigd worden om mee te denken over wat er gebeurt binnen een organisatie. Inspraak is een vrijblijvende/informele vorm van meedenken. Er mag advies gegeven worden, maar het betekent niet automatisch dat het advies dan wordt overgenomen.
Een formele vorm van inspraak is medezeggenschap. Bij medezeggenschap heb je als vrijwilliger daadwerkelijk invloed op de besluitvorming. Dat kan op verschillende manieren ingevuld worden, bijvoorbeeld in een vrijwilligersraad of ledenraad.
Welke vorm van inspraak het beste past, hangt af van de grootte van de organisatie, de onderwerpen die spelen en de wensen van vrijwilligers. De participatieladder is hierbij een handig hulpmiddel om de mate van participatie te bepalen. Hieronder vind je voorbeelden van vaak voorkomende vormen van inspraak.
Van informeel naar formeel
Raadplegen
Raadplegen is een informele vorm van inspraak. Het is laagdrempelig want vrijwilligers delen ideeën, ervaringen en verbeterpunten zonder uitgebreide voorbereiding. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een bijeenkomst of door mee te doen aan een enquête, bijvoorbeeld een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek.
Adviseren en co-creatie
Actievere, informele vormen van participatie van vrijwilligers zijn adviseren en co-creatie. Daarbij brengen vrijwilligers hun kennis en ervaring in rondom een specifiek onderwerp of project. Bijvoorbeeld door deel te nemen aan een werkgroep of mee te denken via een (digitaal) vrijwilligersplatform.
Meebeslissen
Een formelere manier van inspraak is medezeggenschap. Dat kan sowieso per sector verschillen. Vrijwilligers hebben een vaste rol in de besluitvorming of vertegenwoordiging binnen de organisatie. Het voordeel van een formele vorm van inspraak is dat duidelijk is op welke onderwerpen vrijwilligers meedenken en hoe hun stem wordt meegenomen. Zo is hun betrokkenheid niet alleen zichtbaar, maar ook structureel geborgd voor de toekomst. Dat kan bijvoorbeeld door vrijwilligers te vertegenwoordigen in het bestuur of deel te nemen aan een Vrijwilligersraad. Het zorgt voor duidelijkheid om deze vormen van inspraak vast te leggen in je vrijwilligersbeleid.
Werkvormenboek
Meer vrijwilligers die meedoen en meedenken! In het werkvormenboek vind je veel inspirerende manieren om vrijwilligers te betrekken.
Bekijk het werkvormenboek hier
Verschillende vormen van medezeggenschap
Vrijwilligersraad
In sommige organisaties werken vrijwilligers samen in een Vrijwilligersraad. Dit is een vaste groep vrijwilligers die op regelmatige basis met het bestuur of de directie overlegt over wat er speelt in de organisatie.
Een vrijwilligersraad denkt en praat mee over belangrijke onderwerpen die de organisatie aangaan. Vrijwilligers brengen hun ervaring en ideeën in en deze worden meegenomen voordat besluiten worden genomen. Zo hebben vrijwilligers een duidelijke en gelijkwaardige stem in de ontwikkeling van de organisatie.
Ondernemingsraad (OR) of Personeelsvertegenwoordiging (PVT)
Sommige organisaties laten vrijwilligers meedoen in de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT), in plaats van een aparte Vrijwilligersraad. Vrijwilligers zijn dan volwaardig lid van dit overleg.
Ze denken en praten mee over alle onderwerpen die in de OR of PVT aan bod komen. Vrijwilligers hebben daarin dezelfde stem als andere leden en dragen samen bij aan de adviezen die de organisatie verder helpen.
Ledenraad van een vereniging
In een vereniging hebben leden formeel zeggenschap en beslissen zij mee via de Algemene Ledenvergadering (ALV) of Algemene Vergadering (AV). In de praktijk is het vaak lastig om alle leden actief te betrekken bij besluitvorming, bijvoorbeeld doordat er te weinig of juist heel veel leden aanwezig zijn om goed over onderwerpen in gesprek te gaan.
Daarom kiezen sommige (vaak landelijke) verenigingen voor een Ledenraad. Deze raad neemt de rol van de ALV/AV over en vertegenwoordigt de leden in de besluitvorming. De Ledenraad maakt het mogelijk om onderwerpen uitgebreider te bespreken en inhoudelijker af te wegen. Zo verschuift de directe besluitvorming van alle leden naar een kleinere groep vertegenwoordigers, terwijl die vertegenwoordigers meer ruimte hebben om de inhoud te verdiepen en mee te beslissen over belangrijke keuzes.
Zorgen, knelpunten of klachten
Medezeggenschap gaat niet alleen over meedenken en meepraten, maar ook over de ruimte om zorgen of knelpunten veilig bespreekbaar te maken. Daarom is het belangrijk dat vrijwilligers weten waar zij terechtkunnen met vragen, signalen of klachten. Dat kan bijvoorbeeld via een vertrouwenspersoon of een klachtencommissie.
Een duidelijke en toegankelijke klachtenregeling draagt bij aan een organisatie waarin vrijwilligers zich veilig voelen om zich uit te spreken. Zo versterk je een open organisatiecultuur waarin mensen gehoord worden en waarin signalen serieus worden genomen. Dat is een belangrijke voorwaarde voor goede medezeggenschap.
Zorg er daarom voor dat deze voorzieningen goed zijn geregeld en bekend zijn bij alle vrijwilligers. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de sociale veiligheid binnen je organisatie. Lees meer over hoe je werkt aan een sociaal veilige organisatie.
Veelgestelde vragen over inspraak in vrijwilligersorganisaties
Hoe maak je als vrijwilligersorganisatie gebruik van de ideeën en adviezen van vrijwilligers?
Maak ruimte om ideeën en adviezen samen te bespreken en te bepalen welke je kunt vertalen naar de praktijk. Kijk bijvoorbeeld wat een idee nodig heeft om uitgevoerd te worden, wie ermee aan de slag kan en wanneer je erop terugkomt. Soms leidt een idee, wens of advies direct tot een nieuwe activiteit of aanpassing, soms is eerst meer onderzoek of overleg nodig. Door ideeën van vrijwilligers een plek te geven in je plannen en besluiten, ontstaat ruimte voor nieuwe inzichten, initiatieven en energie. Zo wordt de organisatie steeds rijker aan ideeën en sluit zij beter aan bij wat er leeft onder vrijwilligers en in de omgeving.
Maak vooraf duidelijk wat er met de inbreng gebeurt en koppel achteraf terug welke ideeën of adviezen zijn meegenomen. Niet iedere suggestie hoeft te worden overgenomen, maar het is belangrijk dat vrijwilligers weten wat er met hun stem is gebeurd en waarom. Zo blijft inspraak betekenisvol en weten vrijwilligers dat hun bijdrage serieus wordt genomen.
Hoe bepaal je welke vorm van inspraak bij onze vrijwilligersorganisatie past?
Kijk naar de grootte en structuur van je organisatie, het onderwerp waarover je vrijwilligers wilt betrekken en de mate van invloed die je wilt geven. Een korte peiling of gesprek kan voldoende zijn voor een praktische vraag. Bij onderwerpen die vrijwilligers direct raken of regelmatig terugkomen, kan een werkgroep, vrijwilligersraad of andere formele vorm beter passen. De participatieladder (zie boven op deze pagina) kan helpen om te bepalen welke vorm passend is.
Moeten vrijwilligers altijd kunnen meebeslissen?
Nee, niet iedere vorm van betrokkenheid vraagt om formele medezeggenschap. Het gaat er vooral om dat je vooraf duidelijk maakt waarover vrijwilligers kunnen meepraten, welke invloed zij hebben en wat er met hun inbreng gebeurt. Soms past raadplegen of adviseren beter, terwijl bij andere onderwerpen een meer formele vorm van medezeggenschap passend kan zijn.