Manieren om vrijwilligers te betrekken bij je vereniging of initiatief

Betrekken is meer dan vragen wat iemand ervan vindt. Het gaat erom dat je ruimte maakt voor de kennis, ervaring en ideeën van vrijwilligers.

Van informeren naar meebeslissen

De participatieladder is een handig hulpmiddel om na te denken over de verschillende manieren waarop je vrijwilligers kunt betrekken. De niveaus lopen van informeren tot meebeslissen. 

De niveaus zijn geen vaste stappen die je altijd in deze volgorde moet doorlopen. Niet iedere situatie vraagt om dezelfde vorm van betrokkenheid. Soms is informeren voldoende, terwijl je bij een belangrijke verandering juist wilt dat vrijwilligers vanaf het begin meedenken. 

1. Informeren

Bij informeren zorg je ervoor dat vrijwilligers weten wat er speelt. Je deelt informatie over ontwikkelingen, activiteiten, veranderingen of besluiten binnen de organisatie. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• een nieuwsbrief of mail
• een social mediagroep (zoals Signal of WhatsApp)
• een informatiebijeenkomst
• een flyer of poster
• een bericht op de website

Informeren is een belangrijke basis voor betrokkenheid: vrijwilligers kunnen pas meedenken als ze weten wat er speelt. Goed om te weten: informeren is een informele vorm van inspraak. De organisatie bepaalt wat er gebeurt. 

2. Raadplegen

Bij raadplegen vraag je vrijwilligers naar hun ervaringen, ideeën, wensen of behoeften. Je gebruikt deze informatie om beter te begrijpen wat er speelt en om keuzes te kunnen maken. Je kunt bijvoorbeeld: 

• een ideeënbus of prikbord gebruiken
• tijdens een overleg of bijeenkomst vragen wat vrijwilligers vinden
• individuele gesprekken voeren
• een activiteit of project samen evalueren
• een vrijwilliger bij het afscheid vragen naar ervaringen
• een vrijwilligers­tevredenheids­onderzoek (VTO) uitvoeren

Maak vooraf duidelijk wat je met de inbreng doet. Als vrijwilligers ideeën aandragen, maar nooit horen wat ermee gebeurt, kan dat juist teleurstelling opleveren. 

3. Adviseren 

Bij adviseren krijgen vrijwilligers een actievere rol. Je vraagt hen niet alleen naar hun mening, maar geeft hen de mogelijkheid om de organisatie gericht te adviseren. Dat kan bijvoorbeeld via: 

• een klankbordgroep
• een vrijwilligerspanel
• een werkgroep rond een bepaald onderwerp

Een advies hoeft niet automatisch te worden overgenomen. Het is daarom belangrijk om duidelijk te maken waarover vrijwilligers advies kunnen geven en wat de organisatie met dat advies doet. 

4. Co-creatie: samen ontwikkelen 

Bij co-creatie werken vrijwilligers en de organisatie vanaf het begin samen aan een plan, activiteit, oplossing of verandering. Het gaat een stap verder dan advies geven. Vrijwilligers ontwikkelen samen met de organisatie wat er gaat gebeuren. Bijvoorbeeld:

• samen een nieuwe activiteit of evenement bedenken en organiseren
• samen een aanpak maken voor een vraagstuk binnen de organisatie
• samen een werkwijze uitproberen en verbeteren
• een werkgroep vormen waarin vrijwilligers en beroepskrachten samen aan een onderwerp werken

Het verschil zit vooral in het moment waarop je vrijwilligers betrekt: niet pas als het plan klaar is, maar juist vanaf het begin.

Co-creatie betekent niet dat iedereen over alles beslist. Wel brengen vrijwilligers en de organisatie hun kennis, ervaringen en ideeën samen om tot een gezamenlijk resultaat te komen. 

5. Meebeslissen 

Bij meebeslissen (medezeggenschap) krijgen vrijwilligers daadwerkelijk invloed op besluiten. Zij hebben bijvoorbeeld een formele stem in de besluitvorming of worden vertegenwoordigd door mensen die namens vrijwilligers meepraten en beslissen. Denk bijvoorbeeld aan:

• vertegenwoordigers van vrijwilligers die deelnemen aan besluitvorming
• een vrijwilligers- of ledenraad met een formele rol 
• vrijwilligers die betrokken zijn in bestuur of governance 

Meebeslissen vraagt om duidelijke afspraken over waarover vrijwilligers invloed hebben, hoe besluiten worden genomen en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Lees meer over inspraak en formele medezeggenschap.

Welke vorm van betrekken past bij jouw organisatie? 

Iedere situatie vraagt om een eigen vorm van betrokkenheid. Soms is informeren voldoende, terwijl in andere situaties een andere vorm beter past. Stel jezelf daarom vooraf deze vragen:

Waarover wil ik vrijwilligers betrekken?	Gaat het om een praktische verandering, een activiteit, beleid, hun vrijwilligerswerk of de toekomst van de organisatie?
Wie wil ik betrekken?	Wil je alle vrijwilligers spreken of juist een bepaalde groep? Denk ook aan vrijwilligers die minder snel hun mening geven.
Hoeveel invloed kunnen vrijwilligers hebben?	Wat ligt al vast en waar is nog ruimte om keuzes te maken?

Wees daar duidelijk over. Als je vrijwilligers vraagt om mee te denken terwijl de belangrijkste keuzes eigenlijk al gemaakt zijn, wek je verwachtingen die je misschien niet kunt waarmaken. 

Van luisteren naar handelen 

Vrijwilligers betrekken werkt het beste als mensen merken dat hun inbreng ertoe doet. Het ophalen van ideeën of feedback is daarom niet het eindpunt. Laat zien wat je met de inbreng doet en koppel terug welke keuzes je maakt. Laat vrijwilligers bijvoorbeeld weten: 

Wat hebben we gehoord? 
↓ 
Wat gaan we ermee doen? 
↓ 
Wat hebben we aangepast? 
↓ 
Wat is het resultaat? 

Ook wanneer je een idee niet overneemt, is het waardevol om uit te leggen waarom niet. Zo ontstaat vertrouwen en ervaren vrijwilligers dat hun kennis, ervaring en ideeën serieus worden genomen. 

Echte betrokkenheid ontstaat wanneer vrijwilligers niet alleen hun stem kunnen laten horen, maar ook merken dat die stem verschil kan maken.

Betrekken stopt niet bij afscheid

Ook wanneer een vrijwilliger stopt, kun je nog leren van de ervaringen van die vrijwilliger. Een afscheid of afrondingsgesprek biedt een natuurlijk moment om terug te kijken: wat ging goed, wat kan beter en welke ideeën wil iemand meegeven? Door daar bewust naar te vragen, laat je zien dat de ervaring van vrijwilligers ertoe doet. En hun feedback kan waardevolle inzichten opleveren voor de organisatie. Lees meer over een goed afscheid en afrondingsgesprek bij het onderdeel begeleiden van vrijwilligers. 

Verder verdiepen

Wil je nog verder duiken in de wereld van vrijwilligersbeleid? Hieronder een aantal veelbezochte pagina's om je verder te verdiepen.