“Het Goed Geregeld traject was inspirerend, soms pittig en het heeft me ook wat eye-openers opgeleverd.” Aan het woord is Irma Zanders, Vrijwilligerscoördinator bij Weizigt in Dordrecht. Een educatief centrum voor duurzaamheid, bij Dordtenaren vooral bekend als ‘De Kinderboerderij.’
Bij Weizigt werken tussen de veertig en de vijftig vrijwilligers als educatief medewerker, dierenverzorger of tuinmedewerker. Veertien van hen werkten de afgelopen maanden samen met Irma aan een vernieuwd en verbeterd vrijwilligersbeleid. Zij werd daarbij begeleid door Caroline van der Mijle van INZET078! het kennis- en adviescentrum voor vrijwillige inzet in Dordrecht. Zij is ook Goed Geregeld-adviseur voor het NOV.
Grootste eye-opener was voor mij toch wel dat vrijwilligers zich inzetten vanuit heel verschillende motivaties
vertelt Irma. “Ik ging er eigenlijk vanuit dat mensen zich bij ons vrijwillig inzetten, omdat ze graag willen bijdragen aan een duurzamere stad of omdat ze groot dierenliefhebber zijn. Voor een deel bleek dit ook wel zo te zijn maar vaak spelen er ook andere motieven. Bijvoorbeeld het opdoen van sociale contacten, persoonlijke ontwikkeling of gewoonweg de gezelligheid en het ‘onder de mensen zijn’. Ik kwam er achter dat dit niet zomaar ‘bijvangst’ is, maar vaak zelfs de belangrijkste beweegreden om bij ons te komen werken.” Irma noemt dit een belangrijk inzicht.
Niet elke vrijwilliger is hetzelfde. Door maatwerk kun je vrijwilligers langer behouden.
Hoe heeft het Goed Geregeld traject haar geholpen om tot dit inzicht te komen?
Irma: “Dat is simpel, in de zelfevaluatie (een soort checklist voor je vrijwilligersbeleid) wordt gevraagd of wij de motieven van de vrijwilligers kennen en registreren. Natuurlijk vraag je tijdens het aanname gesprek wat de motivatie is van de vrijwilliger. Daarbij was het voor mij vooral belangrijk dát een vrijwilliger gemotiveerd was. Ik vroeg dus door op zaken als trouw en loyaliteit en affiniteit met duurzaamheid, groen en dieren.
Caroline leerde me dat het ook belangrijk is om naar andere achterliggende motieven te vragen en deze te registreren, zodat we regelmatig kunnen checken of onze vrijwilligers er ook voldoende voor zichzelf uithalen. Neem bijvoorbeeld iemand die zich graag persoonlijk wil ontwikkelen, die kun je regelmatig een training of workshop aanbieden, terwijl iemand die juist komt om na een lange werkdag het hoofd leeg te maken, blijer wordt als je hem of haar gewoon met rust laat. We registreren dit nu dus wel, en tijdens voortgangsgesprekjes hou ik de vinger aan de pols: is het werk nog steeds uitdagend genoeg? Zijn motivaties misschien veranderd? Kortom, we willen meer maatwerk gaan bieden. Niet elke vrijwilliger is hetzelfde. Ik geloof er in dat je op deze manier je vrijwilligers langer kunt behouden.”
Vernieuwd vrijwilligersbeleid
Irma vond het af en toe ook best een pittig traject. “Aan het begin van het Goed Geregeld Traject dacht ik dat het er vooral om ging dat we het beleid goed op papier hadden staan. Er lag al een vrijwilligersbeleid toen ik drie jaar geleden hier begon als coördinator. Maar dat was erg summier en behelsde niet meer dan een aantal regels en afspraken. Samen met Caroline en een kerngroep van vrijwilligers hebben we toen een check gedaan aan de hand van de Zelf Evaluatie. Er ontbraken er nog best wat zaken. Zo was er nog geen sociaal veiligheidsbeleid en er was nog helemaal geen aandacht voor diversiteit in het team. Ik ben er toen echt voor gaan zitten en heb een vrij uitgebreid en totaal vernieuwd vrijwilligersbeleid geschreven. Na drie maanden was het af. Caroline complimenteerde me daarmee en zei toen: ‘Mooi, dan kunnen we nu beginnen.’ Nou, toen moest ik wel even slikken.”
Koffietafelgesprekjes leveren handige tips en concrete verbeteringen op
Gelukkig kijkt Irma nu met tevredenheid terug op de fase die daarna kwam: “Wat Caroline bedoelde, was dat het nu weliswaar op papier stond, maar dat we het ook in de praktijk moesten brengen én dat ook de vrijwilligers daar weer bij betrokken moesten worden. Niet alleen hun mening was belangrijk, we moesten er ook echt iets mee doen. We hielden een vrijwilligers tevredenheidsonderzoek en ik had diverse koffietafelgesprekjes tussen de bedrijven door met de vrijwilligers. Dat leverde al handige tips en concrete verbeteringen op. Samen met het kernteam vrijwilligers ben ik daarmee toen aan de slag gegaan. Vooral aan een informatiefolder voor nieuwe vrijwilligers en de verbetering van de nieuwsbrief heeft het kernteam veel bijgedragen. Verder hebben ze enkele vragen veranderd en extra vragen toegevoegd aan het tevredenheidsonderzoek en heeft het kernteam actief meegedacht over sociale veiligheid en diversiteit.”
We willen verjongen, meer mensen met een andere culturele achtergrond en een flexpool
Weizigt is nog niet klaar nu het keurmerk binnen is. Irma: “We gaan nu niet met de armen over elkaar zitten. Op het gebied van diversiteit hebben we wel wat te doen. Ons team bestaat nu nog overwegend uit ‘witte’ Nederlanders waarvan het merendeel vijftig-plusser is. We willen verjongen en we willen meer mensen met een andere culturele achtergrond in ons team. We gaan ook een flexpool opbouwen, flexvrijwilligers die zich niet willen of kunnen vastleggen, zijn vanaf nu ook welkom bij Weizigt. Zij kunnen de vaste vrijwilligers helpen bij drukte of zelfs vervangen bij afwezigheid.”
Positieve energie door vrijwilligers die echt willen meedenken
Het Goed Geregeld traject gaf Irma ook persoonlijk positieve energie: “Wat me echt heeft verrast is dat vrijwilligers met mij wilde meedenken hoe het anders en beter kan. Ik heb ervaren dat ik daar dus niet alleen in sta, dat had ik niet verwacht. We doen het nu veel meer met elkaar en voor elkaar.”
Ook aan de slag met het NOV-keurmerk Vrijwillige Inzet Goed Geregeld?
Kijk hier voor meer informatie en de Zelfevaluatie!
Foto: Frank Bogers