1. Bespreek binnen het bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor goed beleid. Je bent aansprakelijk voor wat er binnen je vrijwilligersorganisatie en tijdens activiteiten gebeurt, voor de medewerkers die betaald of onbetaald binnen de vrijwilligersorganisatie werken. Beleid helpt om de kans op grensoverschrijdend gedrag kleiner te maken. Denk je dat de meningen binnen het bestuur over het risico verschillen? Ga het gesprek aan.
Is het bestuur overtuigd? Wijs binnen het bestuur een hoofdverantwoordelijke aan voor het thema grensoverschrijdend gedrag. Deze persoon zorgt ervoor dat het thema op de agenda blijft en dat eventueel afgesproken maatregelen op de juiste manier worden getroffen. Dit bestuurslid hoeft niet zelf beleid te maken, maar kan bijvoorbeeld een commissie aanstellen. Ook de vertrouwenscontactpersoon (VCP) heeft met dit bestuurslid contact bij eventuele meldingen.
2. Breng risico's in kaart
Iedere vrijwilligersorganisatie heeft andere risico’s. Als je weet wat de risico’s binnen jouw vrijwilligersorganisatie zijn, heb je de mogelijkheid om op tijd stappen te ondernemen. De makkelijkste manier om risico’s in beeld te brengen is door een projectgroep(je) in het leven te roepen. Deze groep bestaat uit de belangrijkste betrokkenen binnen jouw vrijwilligersorganisatie. Denk bijvoorbeeld aan een groep van 5 tot 8 begeleiders, vrijwilligers en ouders. De projectgroep analyseert de risicofactoren binnen de vrijwilligersorganisatie. Vooraf vullen de leden de checklist risicofactoren in. Tijdens een bijeenkomst worden de ingevulde lijsten besproken en maakt de projectgroep een overzicht van de aanwezige risicofactoren. Download hier twee werkvormen voor het inventariseren van werkvormen. Gebruik de werkvormen prioriteiten bepalen om de prioriteit van de verschillende risicofactoren op de juiste manier te kunnen bepalen.
3. Maak beleid
Maak mede op basis van de risico's vier-ogenbeleid, een gedragscode en aannamebeleid, inclusief (gratis) VOG. Zorg voor een vertrouwenscontactpersoon en een klachtenprocedure.
Vier ogen-principe
Gedragscode
Om duidelijk aan te geven welk gedrag je als vereniging goed- en afkeurt, zijn gedragsregels of een gedragscode van belang. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.
Je maakt gedragsregels voor iedereen binnen je organisatie, waaronder de vrijwilligers die een begeleidende functie hebben of bijvoorbeeld achter de voordeur komen bij een doelgroep. In de gedragsregels bespreek je de zorg, verantwoordelijkheid en bescherming van degenen met wie de vrijwilligers binnen je vrijwilligersorganisatie werken. Zo leg je bijvoorbeeld duidelijk vast waar de grenzen liggen in het contact.
De uiteindelijke gedragscode is een officieel document dat zowel vrijwilligers als medewerkers ondertekenen. Mocht er sprake zijn van grensoverschrijdend gedrag, dan kun je het ondertekende document als basis gebruiken om maatregelen te nemen. Wij raden altijd aan om ook even hardop stil te staan bij de inhoud van de gedragscode; alleen een document laten ondertekenen is niet voldoende.
Modelgedragscode
Je kunt onze modelgedragscode gebruiken voor de ontwikkeling van je eigen gedragscode. Let wel: deze gedragscode is uitsluitend gericht op de preventie van seksuele intimidatie. Zoek je een gedragscode die breder inzetbaar is? Kijk dan bij de volgende vrijwilligersorganisaties:
Aannamebeleid
Door een duidelijk aannamebeleid zorg je ervoor dat voor iedereen duidelijk is hoe het aannemen van vrijwilligers binnen jouw vrijwilligersorganisatie verloopt. Het grote voordeel is dat je uitdraagt dat iedereen gelijkwaardig volgens dat beleid wordt behandeld. In je beleid heb je bijvoorbeeld staan dat je vraagt om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). De VOG is dus geen kwestie van het niet vertrouwen van een bepaald persoon, het is een afspraak die je met elkaar hebt gemaakt. Veiligheid binnen je vrijwilligersorganisatie begint bij het selecteren van de juiste vrijwilligers. Al in de vacature is duidelijk dat je een open en veilige organisatie bent en veiligheid belangrijk vindt. Vraag de mogelijk nieuwe vrijwilliger altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en laat de gedragscode ondertekenen. Wees kritisch tijdens de sollicitatiegesprekken en spreek duidelijk over je verwachtingen. Vraag een sollicitant om referenties van andere organisaties waar diegene eerder als vrijwilliger heeft gewerkt. Laat de sollicitant ook weten dat je contact zult opnemen. We hebben een korte handleiding gemaakt met wat je een referentie kunt vragen.
Proefperiode
Laat de vrijwilliger een paar keer meedraaien. Bespreek met andere vrijwilligers hoe dat bevalt. Lees meer
Evaluatie
Bespreek met de nieuwe vrijwilliger hoe de proefperiode is bevallen. Als je niet met hem of haar verder wilt, kun je dat gewoon zeggen. Leg ook kort uit waarom. Lees meer
Download hier een voorbeeld aannamebeleid (docx)
Vertrouwenscontactpersoon (VCP)
De vertrouwenscontactpersoon (VCP) biedt mensen de mogelijkheid om in vertrouwen over grensoverschrijdend gedrag binnen jullie organisatie te praten. De VCP gaat in gesprek met slachtoffer of beschuldigde. Hij onderzoekt waar de persoon in kwestie terecht kan met zijn hulpvraag. En welke mogelijke stappen genomen kunnen worden. Daarnaast helpt de VCP het bestuur om grensoverschrijdend gedrag binnen de vrijwilligersorganisatie te voorkomen aan de hand van het beleid en voorlichting.
Aanstellen van de VCP
Niet iedereen kan de rol van VCP vervullen. Het belangrijkste is dat iemand geschikt is, goed kan luisteren, geen oordeel velt, geen oplossingen opdringt, maar de melder ondersteunt in de oplossing (of geen oplossing of actie) die de melder wil. Daarnaast is het volgen van een training van belang. Lees meer over het aanstellen van een VCP.
Wat is het verschil tussen een vertrouwenscontactpersoon en een vertrouwenspersoon?
De termen vertrouwenspersoon en vertrouwenscontactpersoon lijken veel op elkaar. Dat veroorzaakt nogal eens verwarring. Toch is er een duidelijk verschil.
- Een vertrouwenspersoon (VP) begeleidt een slachtoffer of beschuldigde (vaak voor langere tijd) en kan bijvoorbeeld ook mee gaan naar de tuchtcommissie of politie.
Een vertrouwenspersoon volgt een geaccrediteerde opleiding: je herkent hen aan het feit dat ze zich ‘Registervertrouwenspersoon’ mogen noemen. Verschillende vrijwilligersorganisaties bieden deze opleiding aan.
- Een vertrouwenscontactpersoon (VCP) biedt vaak alleen de eerste opvang en heeft een kortdurend contact. De VCP gaat in gesprek met slachtoffer of beschuldigde. Hij onderzoekt waar iemand terecht kan met zijn hulpvraag en welke mogelijke stappen genomen kunnen worden. De VCP is er voor zowel slachtoffer als beschuldigde, hoewel we aanraden om de tweede persoon in hetzelfde incident door te verwijzen naar een collega. Meer informatie over VCP vind je hier.
Vereniging NOV verzorgt regelmatig VCP-trainingen. Kijk in de agenda van inveiligehanden.nl.
Samenwerken en de rol van vrijwilligerscentrales
Niet alle organisaties zijn groot genoeg om een VCP aan te stellen. In dit geval is er een mogelijkheid om regionaal samen te werken met andere organisaties en een gezamenlijke VCP aan te stellen. Ook bieden sommige vrijwilligerscentrales de service van een regionaal beschikbare VCP aan. Vrijwilligerscentrales kunnen het aanstellen van vertrouwenscontactpersonen (VCP) en bekendmaken van hun bestaan op vele manieren ondersteunen. Ze kunnen:
- bekend maken hoe mensen de vertrouwenscontactpersonen of de Registervertrouwenspersonen kunnen bereiken;
- trainingen organiseren voor de vrijwilligersorganisaties voor aspirant VCP’s;
- zelf een aantal VCP’s regelen;
- vrijwilligersorganisaties wijzen op alle informatie over vertrouwenspersonen en vertrouwenscontactpersonen die je hier kunt vinden. Doe dit regelmatig: herhaling van de boodschap werkt!
Klachtenprocedure
Gratis VOG
Zorg ervoor dat iedereen in je vrijwilligersorganisatie die met kwetsbare groepen werkt iedere 3 tot 5 jaar een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) heeft. Deze verklaring laat zien dat iemand geen strafblad heeft of dat het strafblad geen bezwaar vormt voor een bepaalde functie. Niet alleen nieuwe vrijwilligers, maar ook degenen die al langer actief zijn. Met het aanvragen van een VOG voor vrijwilligers laat je zien dat je een sociaal veilige omgeving belangrijk vindt en heb je een aanleiding om sociale veiligheid te bespreken. Voor veel vrijwilligersorganisaties is het aanvragen van een VOG gratis.
Kijk voor meer informatie op gratisvog.nl
Is een VOG schijnveiligheid?
Nee, het is één van de instrumenten in je gereedschapskist. Elk jaar worden er toch weer vele VOG’s geweigerd, wat in elk geval bewijst dat het zin heeft om er eentje aan te laten vragen. Daarnaast gaat er een preventieve werking van uit.
4. Bespreekbaar maken
Wil je een gevoelig onderwerp als grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar maken, dan moeten mensen daar wel voor open staan. Het werken aan een open organisatiecultuur vraagt soms veel tijd. Het is wel de moeite waard. In een open organisatiecultuur mag iedereen zichzelf zijn, fouten maken en erbij horen. In zo’n cultuur is geen plaats voor grensoverschrijdend gedrag. In een open organisatiecultuur zeggen mensen sorry als ze per ongeluk over je grenzen gaan of een onhandige opmerking maken. In zo’n cultuur ga je uit van de goede bedoelingen van de ander en mogen dingen uitgesproken worden.
Ga met je vrijwilligers in gesprek over wat zij grensoverschrijdend vinden om de mogelijke risico’s in kaart te brengen. Zo vindt de één stoeien normaal, terwijl de ander dat als grensoverschrijdend ervaart. Lees meer
5. Communiceer
Voor veel vrijwilligers is het onderwerp grensoverschrijdend gedrag nieuw en ook nieuwe vrijwilligers praten meestal niet als eerste over dit onderwerp. Zorg er daarom voor dat het thema geregeld op de agenda staat. Dit kun je doen door bijvoorbeeld een thema-avond of een training voor je vrijwilligers te organiseren. Vraag onze adviseurs of de vrijwilligerscentrale gerust om advies. De algemene ledenvergadering is ook een goede gelegenheid om te vertellen over je beleid. Zorg dat je periodiek de gelegenheid hebt om met vrijwilligers te praten over wat ze meemaken, bijvoorbeeld door veel aanwezig te zijn. Denk ook aan informatie in je nieuwsbrief, op je website, via posters, een brievenbus of een folder en zorg voor goede bereikbaarheid van je VCP via mail en telefoon. Herhaal je communicatie over de verschillende maatregelen en de organisatiecultuur regelmatig.