Wat is de uitdaging waarmee je de organisatie kunt helpen?
Begrijp de behoefte van de non-profit organisatie en speel daarop in. Stel vragen en probeer te begrijpen welke support jouw partner nodig heeft, in plaats van je eigen ideeën of projecten te pushen. Probeer te luisteren vanuit de ander en zonder oordeel. Noteer bijvoorbeeld drie dingen die je wilt weten over de organisatie en de mensen met wie je gaat samenwerken. De eenvoudigste manier is door iemand binnen de organisatie te vinden die een doel wil bereiken, maar belemmerd wordt door gebrek aan tijd, geld of vaardigheden. Bepaal vervolgens hoe je de vaardigheden van je bedrijfsteam kunt gebruiken om deze belemmeringen te ondervangen. Of barriè res te overwinnen om hun doel te bereiken. Sluit aan bij wat nodig is.
Zet de doelgroep en belanghebbenden centraal, volg een mensgerichte benadering en verdiep je in de missie van je partner.
Probeer je zo goed mogelijk in te leven en bouw begrip op. Luister naar hun verhalen, begrijp waarom de non-profit organisatie bestaat en aan welk maatschappelijk probleem ze willen bijdragen. Ga pas aan de slag, als je de missie en het grote geheel begrijpt.
Werk nauw samen aan het doel met je non-profitpartner.
Pas als je een goed beeld hebt van het waarom van de activiteit, begin je met het verfijnen en afbakenen van de uitdaging. Werk samen met de partner om je te focussen op het doel, manage verwachtingen en formuleer een concreet, realistisch eindresultaat.
Behandel de maatschappelijke organisatie alsof je met een betalende klant omgaat
Meer dan de helft van de samenwerkingen waarbij bedrijven kennis en kunde geven, heeft niet het gewenste resultaat. De basis voor succes is: duidelijke afspraken maken en vastleggen, concrete, haalbare resultaten of opbrengsten formuleren en een tijdspad en mijlpalen markeren. Vraag goed door en wees realistisch over deadlines. Geef de maatschappelijke organisatie hetzelfde gevoel als een betalende klant en kom afspraken na. Lees bijlage 2 voor de checklist voor de afbakening en managen van activiteiten waarbij je kennis en kunde inzet.
Definieer succes voordat je begint
Activiteiten kunnen gemakkelijk wegvallen door slechte communicatie, andere prioriteiten en gebrek aan gedeeld begrip. Houd er rekening mee dat het starten en stoppen van activiteiten bij afhaken erg kostbaar is voor maatschappelijke organisaties. Als er een risico bestaat dat je je niet aan je toezeggingen kunt houden, doe dan een stap terug. Begin liever klein en breidt uit.
Duurzaamheid
Is het doel om een activiteit af te ronden of is er een doel om een resultaat te creë ren? Als je de activiteit niet helemaal zelf kunt afronden, is het dan mogelijk dat het bestaande of een ander vrijwilligersteam de draad oppakt?
Stel communicatieafspraken en -kanalen vast
Het is belangrijk om een vaste contactpersoon te hebben bij wie je terecht kunt voor vragen en feedback. Maak duidelijke afspraken via welke communicatiekanalen en hoe vaak je contact houdt en wanneer je bereikbaar bent. Maak een draaiboek voor alle deelnemers. Omdat communicatie op veel manieren gebeurt (telefoongesprek, videogesprek, WhatsApp, sms, e-mail of social media), is het ook belangrijk vooraf af te stemmen hoe je gaat communiceren. Maak ook afspraken over wat jullie voor elkaar betekenen en hoe en wanneer je dat gaat communiceren.
Focus op kennisoverdracht en creëer een kennisoverdrachtmoment
Door kennis over te dragen, maak je het mogelijk dat je partner - ook nadat je weg bent - kan doorgaan met impact maken. Richt werkprocessen zoveel mogelijk in, leg dingen vast en zorg voor overdracht van kennis, zodat de partner of een ander vrijwilligersteam de informatie heeft die nodig is om door te gaan.