Toch zijn wetenschappers en beleidmakers bezorgd dat onze samenleving niet in staat is om het huidige peil van vrijwilligerswerk te handhaven. Laat staan het niveau van vrijwilligerswerk te verhogen, zowel voor nu en in de toekomst (Brudney & Meijs, 2009). Omdat vrijwilligers een belangrijke rol vervullen in onze samenleving en het werven van vrijwilligers steeds lastiger lijkt voor organisaties, is het van belang dat men op een verantwoordelijke en duurzame manier omgaat met vrijwilligers.

Vrijwillige energie

Brudney en Meijs (2009) introduceren het concept van ‘vrijwillige energie’. Vrijwillige energie is "een door de mens gemaakte, hernieuwbare hulpbron die kan worden geteeld en gerecycleerd; en waarvan de continuïteit en de omvang van de stroom door de mens zowel positief als negatief kan worden beïnvloed" (p. 564). In plaats van vrijwilligers te gebruiken en achter te laten, moet  de samenleving vrijwillige energie duurzaam en verantwoordelijk managen op een circulaire manier. Deze manier van vrijwilligersmanagement, ook wel Verantwoordelijk Vrijwilligersmanagement, is gericht op het recirculeren of recyclen van de betrokkenheid van vrijwilligers binnen organisaties. Dit zodat vrijwilligers zo lang mogelijk blijven en als ze ervoor kiezen te vertrekken, ze alleen de organisatie achterlaten en niet hun interesse in vrijwilligerswerk verliezen.

Bij Verantwoordelijk Vrijwilligersmanagement is het van belang dat het management van vrijwilligers niet lineair is, maar circulair. Om de vrijwillige energie te recyclen en vertrekkende vrijwilligers te behouden als vrijwilliger voor de brede gemeenschap voegen we aan de levenscyclus van een vrijwilliger het onderdeel off-boarding toe. Off-boarding is het proces van het managen van vrijwilligers die de organisatie verlaten. Doel is om ervoor te zorgen dat zij in goede verstandhouding vertrekken, zodat zij ofwel de organisatie kunnen promoten als ambassadeur of woordvoerder, ofwel in de toekomst opnieuw vrijwilliger worden bij de organisatie, ofwel ergens anders (Brudney et al., 2020).

Off-boarding

Het idee van off-boarding komt uit de Human Resource Management (HRM) literatuur, maar geldt wellicht nog meer voor vrijwilligersorganisaties. Wanneer iemand uit onvrede stopt met betaald werk, is de kans groot dat er toch snel naar nieuw betaald werk gezocht wordt. Bij vrijwilligerswerk, waar de economische noodzaak ontbreekt, ligt dat vermoedelijk anders. Organisaties die aan de slag gaan met off-boarding zullen moeten starten met een dialoog, om zo de redenen van stoppen te achterhalen. Vervolgens kunnen deze organisaties de nodige ondersteuning bieden om ervoor te zorgen dat de (ex)vrijwilliger vrijwilligerswerk kan blijven doen – in de toekomst of bij een andere vrijwilligersorganisatie (Meijs et al., 2006). Tenslotte is het van belang dat vrijwilligersmanagers in organisaties netwerken ontwikkelen om contact te kunnen houden met vrijwilligers of voormalige vrijwilligers door te verwijzen naar nieuwe vrijwilligersorganisaties, om zo een soepele overgang te bieden  tussen het vertrek van de ene organisatie naar een andere organisatie.

Het op  een positieve manier afscheid nemen van vrijwilligers heeft niet alleen invloed op hoe de vrijwilliger zal praten over de organisatie, maar het vergroot ook de kans dat de vrijwillige energie in een later stadium weer wordt ingezet; bij de eigen (eerste) organisatie of ergens anders. Vrijwilligers kunnen in de toekomst opnieuw aan de slag als vrijwilliger. Om als organisatie hiermee aan de slag te gaan kan je de volgende vragen stellen;

1. Wat zijn de exit-procedures die nu aanwezig zijn binnen de organisatie?
2. Krijgt de vrijwilliger de ruimte om te delen wat de redenen van stoppen zijn?
3. Wordt er ondersteuning geboden om de vrijwilliger in een later stadium bij de organisatie of elders het vrijwilligerswerk weer op te pakken?
4. Is er een mogelijkheid voor de vrijwilliger om contact te houden met de organisatie?
5. Heeft de organisatie netwerken met andere organisaties om de vrijwilliger eventueel ergens anders aan de slag te laten gaan?

Vrijwilligers zorgen niet alleen voor vrijwilligersorganisaties voor een positieve bijdrage, maar voor de gehele samenleving. Iedereen in de samenleving draagt de verantwoordelijkheid voor het duurzaam behandelen van de vrijwillige energie. Door off-boarding aan het vrijwilligersmanagement toe te voegen, kunnen vrijwilligersorganisaties hier aan bijdragen. Zo zorgen we er samen voor vrijwilligerswerk een belangrijk onderdeel blijft van de samenleving en vrijwilligers op een positieve manier vrijwilligerswerk kunnen blijven uitvoeren.

Wil je hierover meer lezen? Het hele stuk Off-boarding in vrijwilligersorganisaties; een handleiding vind je hier. Wil je hierover meer horen? Luca van Seumeren, Junior Onderzoeker aan de Rotterdam School of Management, gaf op 7 juni 2021 over dit onderwerp een kennisboost sessie. De hele kennisboost sessie is terug te kijken via deze link.

Over de auteur:

Luca van Seumeren is onderzoeker aan de Rotterdam School of Management bij de vakgroep Business-Society Management, onder leiding van Prof. dr. Lucas Meijs. In 2020 voltooide zij haar master Global Business and Sustainability en deze zomer heeft zij kwalitatief onderzoek gedaan bij diverse (vrijwilligers)organisaties en intermediairs naar het proces van matching van vrijwillige inzet.  

Bronnen

Brudney, J.L., & Meijs, L.C.P.M. (2009). It ain’t natural: Toward a new (natural) resource conceptualization for volunteer management. Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 38(4), 564-581. https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/0899764009333828

Brudney, J. L., Meijs, C. P. M., Koolen-Maas, S. A., & Van Overbeeke, P. S. M. (2020). Preserving the Past, Present and Future of Volunteering: Volunteer Administration as Adding Value. Paper presented at the 49th Annual ARNOVA Conference (Nov 11 – 13), convened virtually. 

Meijs, L.C.P.M., Ten Hoorn, E.M., & Brudney, J.L. (2006). Improving societal use of human resources: From employability to volunteerability. Voluntary Action, 8(2), 36-54.