Voor veel vrijwilligersorganisaties is het een terugkerend probleem: Als we eenmaal de juiste vrijwilligers hebben binnen gehaald, hoe zorgen we er dan voor dat die zich blijven inzetten voor onze organisatie? Een kleiner verloop zorgt er immers ook voor dat je minder op zoek moet naar nieuwe vrijwilligers. De uitdaging is om de vrijwilligers tevreden te krijgen en houden om het werk voor de vrijwilliger zo boeiend te houden, dat hij niet opstapt. Een goede begeleiding speelt daarbij een belangrijke rol.
Ook het begeleiden vereist een goed doordachte aanpak die in feite niet zonder het opstellen van een vrijwilligersbeleid kan.
Realiseer je dat net als elk mens een vrijwilliger aandacht wil. Die aandacht kan je op een relatief simpele manier vorm geven, door middel van een goed gesprek, een schouderklopje of door aandacht te schenken aan wat de vrijwilliger mist in zijn werk. Een andere mogelijkheid is om de vrijwilliger ruimte voor groei te bieden of de mogelijkheid om iets anders te gaan doen binnen je organisatie. Belangrijk is dus dat je luistert naar de wensen van de vrijwilliger ten aanzien van zijn werkzaamheden en regelmatig zijn vrijwilligerscarrière met hem of haar bespreekt. En rekening houdt met de persoonlijke omstandigheden van de vrijwilliger, deze kunnen immers veranderen.
Een iets andere benadering is om in te spelen op de motieven van de vrijwilligers. Waarom doen zij dit vrijwilligerswerk, wat drijft hen daarbij. Omdat iedere individuele vrijwilliger zijn eigen individuele mix van motieven heeft, is het vanuit praktisch oogpunt handig om ze toch tot bepaalde groepen te bundelen. Dit wordt ook wel het managen van motivatie genoemd.
Veel gestelde vragen (FAQ)
Hieronder volgen de antwoorden op veel gestelde vragen. Wij hebben geprobeerd deze antwoorden zo duidelijk mogelijk te maken zonder in jargon te vervallen. Het overgrote deel van vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers vinden hier de antwoorden waarnaar zij op zoek zijn. Staat het door jou gezochte antwoord er niet bij? Stel je vraag op het Open forum.
Open forum
De beste handleidingen bevinden zich in handboeken die zich niet alleen beperken tot het werven en begeleiden van vrijwilligers, maar ook allerlei andere aspecten van het werken met vrijwilligers behandelen. De volgens ons beste handboeken vind je op de pagina over Handboeken vrijwilligersbeleid.
Alleen belonen is niet voldoende, maar je kunt belonen en waarderen wel als instrument inzetten om vrijwilligers aan je organisatie te binden. Zie hiervoor ook onze aparte pagina.
Deze wordt ook wel vrijwilligersloopbaan genoemd en laat zich omschrijven als een opeenvolging van vrijwilligersposities en vrijwilligersfuncties die bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling van de vrijwilliger. Er zijn vrijwilligers die houden van regelmaat en een vaste afgebakende taak. En er zijn vrijwilligers die houden van uitdagingen en werkzaamheden waarmee ze nieuwe vaardigheden opdoen. Die maak je juist blij met nieuwe projecten en nieuwe verantwoordelijkheden.
Om het nog ingewikkelder te maken, kan de mix van motieven waarom mensen vrijwillligerswerk gaan doen, in de loop der tijd ook nog veranderen. Het blijft dus zaak om de vinger aan de pols te houden over wat de vrijwilliger nu precies beweegt. Een instrument dat daarbij kan helpen is het door Movisie ontwikkelde vrijwilligerskwadrant. Met het Vrijwilligerskwadrant kun je achterhalen wat voor typen vrijwilligers je in huis hebt. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken bij het managen van de huidige vrijwilligers, bijvoorbeeld bij het vinden van werkzaamheden, functies of rollen die goed bij uw vrijwilligers passen. Het vrijwilligerskwadrant bestaat uit een toelichting, een vragenlijst en een checklist.
Het managen van al die vrijwilligers met hun eigen behoeften en motivaties is eigenlijk een ondoenlijke klus. Gelukkig zijn er groepen vrijwilligers te onderscheiden die op ongeveer gelijke wijze gemotiveerd zijn. Je kunt daar op twee manieren op inspelen.
- De eerste manier neemt mate en aard van motivatie als uitgangspunt. Zo zijn er gebonden, geboeide en geleide vrijwilligers.
- Gebonden vrijwilligers zin de vast trouwe vrijwilligers die zich regelmatig, voor een stevig aantal uren en voor langere tijd inzetten. Je kunt op ze rekenen. Ze weten vaak precies wat er gedaan moet worden en hebben vooral een sparringspartner nodig die bevestigende feedback geeft.
- Geboeide vrijwilligers hebben steeds op nieuw prikkels nodig om weer gemotiveerd te worden. In deze groep komen drie varianten voor: de eenmalige, de tijdelijke en de af-en-toe vrijwilliger. Geboeide vrijwilligers hebben behoefte aan een faciliterende begeleider die de randvoorwaarden regelt en hen steeds opnieuw prikkelt.
- Tenslotte is er nog de geleide vrijwilliger, mensen die al dan niet gedwongen naar het vrijwilligerswerk worden toegeleid. Ze hebben geen intrinsieke motivatie om vrijwilligerswerk te doen en hebben in eerste instantie vooral een aanstuurder nodig die duidelijke instructies geeft.
- Een tweede manier is om het door Movisie ontwikkelde vrijwilligerskwadrant te gebruiken. Met het Vrijwilligerskwadrant kunt u achterhalen wat voor typen vrijwilligers u in huis hebt. Deze informatie kunt u vervolgens gebruiken bij het managen van de huidige vrijwilligers, bijvoorbeeld bij het vinden van werkzaamheden, functies of rollen die goed bij uw vrijwilligers passen. Het vrijwilligerskwadrant bestaat uit een toelichting (doc), een vragenlijst (doc) en een checklist (doc).
In de al eerder genoemde handboeken vrijwilligersbeleid, zoals bijvoorbeeld 'Vrijwilligers Vinden en binden van betrokken medewerkers, vind je talloze praktische overzichten. Bijvoorbeeld over het voeren van voortgangs-, functionerings- en slecht-nieuws gesprekken. En over het nut en noodzaak van vrijwilligerscontracten en hoe je deze opstelt.
Behalve het raadplegen van handboeken, kun je ook een training volgen. Zo is er de gratis online cursus van de vrijwilligersacademie. Veel vrijwilligerscentrales of vrijwillligerssteunpunten bieden een dergelijke cursus ook aan. Adressen vind je op deze pagina.