Vrijwilligersvergoeding

Vrijwilligersvergoeding: veelgestelde vragen

  1. Moeten wij onze vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding geven?
  2. Wanneer is er sprake van een vrijwilligersvergoeding?
  3. Welke vormen van vrijwilligersvergoeding zijn er?
  4. Moeten wij een urenadministratie bijhouden?
  5. Mogen vrijwilligers die een bijstandsuitkering hebben een vrijwilligersvergoeding ontvangen?
  6. Welke reiskostenvergoeding mogen wij geven en hoe moet de vergoeding onderbouwd worden?
  7. Wat moeten wij doen als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen?
  8. Wanneer is de onkostenvergoeding aftrekbaar voor de belasting?
  9. Welke vergoeding mag ik als bestuurslid ontvangen?

1. Moeten wij onze vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding geven?

Nee, een organisatie is niet verplicht om vrijwilligers een onkosten- of reiskostenvergoeding oftewel een vrijwilligersvergoeding te geven. Wel hanteren veel vrijwilligersorganisaties het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten voor het vrijwilligerswerk hoeven te maken.

2. Wanneer is er sprake van een vrijwilligersvergoeding?

Er is sprake van een vrijwilligersvergoeding als de vergoeding niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. De vergoeding moet het karakter hebben van een onkostenvergoeding. De Belastingdienst hanteert de term “geen marktconforme vergoeding”. Als de vergoeding wel marktconform is, is er geen sprake van een vrijwilligersvergoeding en is de vergoeding belast voor de loon- en inkomstenbelasting.

Daarnaast gelden de volgende aanvullende voorwaarden:

  • De maximale vergoeding van € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar mag niet worden overschreden.
  • De vrijwilliger verricht niet beroepsmatig werkzaamheden voor een organisatie die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of voor een sportorganisatie.
  • De maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen. Denk bijvoorbeeld ook aan de vergoedingen in natura zoals het verstrekken van sportkleding en eventuele reiskostenvergoedingen. Als de maximale normbedragen worden overschreden, dienen zowel de vrijwilligersorganisatie als de vrijwilliger de vergoeding op te geven aan de Belastingdienst.

3. Welke vormen van onkostenvergoedingen zijn er?

Vrijwilligersorganisaties kunnen de kosten die hun vrijwilligers maken op twee manieren vergoeden, namelijk op basis van:

  • a: werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten
    Voor het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten geldt geen limiet. Alle gemaakte kosten die kunnen worden aangetoond, kunnen worden vergoed zonder dat men belasting daarover is verschuldigd. Als de vergoeding van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten boven de maximum normbedragen uitkomen, dient men de vergoeding wel op te geven aan de Belastingdienst. Deze vergoeding is echter alleen belast als niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven.
  • b: een forfaitaire vergoeding, een vast bedrag voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden. Zie ook punt 2
    Als een organisatie ervoor kiest om vrijwilligers een vast bedrag te geven als tegemoetkoming in de kosten, geldt er een maximale vergoeding van € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar. Met een vaste vrijwilligersvergoeding hoeven vrijwilligers niet te bewijzen dat er kosten zijn gemaakt en voorkomt de organisatie veel rompslomp met bonnetjes.

    Let daarbij wel op het maximale uurtarief:
    - voor vrijwilligers van 23 jaar en ouder is de vergoeding per uur maximaal € 4,50
    - voor vrijwilligers onder de 23 jaar is de vergoeding per uur maximaal € 2,50

De Belastingdienst heeft deze maximale uurtarieven ingesteld om een duidelijke afgrenzing met beroepsmatige arbeid te geven. Voldoet men aan de maximale normbedragen per uur, maand en jaar dan spreekt de Belastingdienst van geen-marktconforme beloning en is er geen loon- en inkomstenbelasting verschuldigd.

4. Moeten wij een urenadministratie bijhouden?

Nee, de Belastingdienst verlangt niet dat vrijwilligersorganisaties een urenadministratie bijhouden ter onderbouwing van de vrijwilligersvergoeding. Na het vaststellen van het maximum uurtarief is er even onduidelijkheid ontstaan over het wel of niet bijhouden van een urenadministratie. In antwoord op Kamervragen heeft de staatssecretaris van Financiën in maart 2008 aangegeven dat er geen urenadministratie nodig is om aan te tonen dat er sprake is van een vrijwilligersvergoeding.

Overschrijdt men de maximale normbedragen per uur, maand en jaar dan zal de organisatie wel een urenadministratie moeten bijhouden omdat zij loonbelasting verschuldigd zijn.

5. Mogen vrijwilligers die een bijstandsuitkering hebben een vrijwilligersvergoeding ontvangen?

Ja, en per 1 april 2017, zijn deze bedragen zelfs gelijk aan die van andere vrijwilligers: een maximale vergoeding van € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar. Lees hier meer.

6. Welke reiskostenvergoeding mogen wij geven en hoe moet de vergoeding onderbouwd worden?

Zowel de kosten voor het gebruik van eigen auto als de kosten voor het openbaar vervoer kunnen worden vergoed. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist, is de onderbouwing redelijk eenvoudig. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden als legitieme onderbouwing. Ook bij het gebruik van de eigen auto kunnen  vrijwilligers de werkelijke kosten van een auto per kilometer vergoed krijgen. Ook als dat hoger is dan de belastingvrije kilometervergoeding voor werknemers € 0,19 per km). Om inzicht te krijgen in de werkelijke kosten van een auto kan men de ANWB raadplegen. De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype wordt aangegeven wat de gebruikskosten zijn. Deze staatjes geven een goede indicatie en zijn als zodanig bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.

NB: maakt u gebruik van de vrijwilligersvergoedingsregeling, (zie ook 2 en 3b), dan kunt u daarnaast niet nog apart een reiskostenvergoeding verstrekken. De vrijwilliger wordt geacht deze onkosten vanuit de vrijwilligersvergoeding te betalen.

7. Wat moeten wij doen als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen?

Als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen zijn zowel de organisatie als de vrijwilliger verplicht daarvan aangifte te doen. Via het IB 47 formulier kan de vereniging in één keer achteraf van alle vrijwilligers de ontvangen vergoeding opgeven aan de Belastingdienst. Op deze manier voorkom je ook dat de Belastingdienst gaat beoordelen of de vrijwilliger in dienstbetrekking werkzaam is en word je niet onverwachts geconfronteerd met naheffingen van sociale premies en boetes. Als de maximale normbedragen worden overschreden en niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven, is men over het gehele bedrag belasting verschuldigd.

8. Wanneer is de onkostenvergoeding aftrekbaar voor de belasting?

Niet alle vrijwilligers declareren hun kosten en niet alle vrijwilligersorganisaties beschikken over voldoende financiële middelen om de kosten te kunnen vergoeden. Voor de vrijwilliger kan het dan interessant zijn om de vrijwilligervergoeding aan te merken als gift wat kan leiden tot een verlaging van de verschuldigde inkomstenbelasting of belastingteruggaaf. De organisatie kan daarvoor een verklaring op naam opstellen waarin zij aangeven dat zij het declarabele bedrag van de vrijwilliger (of de maximale maand/ jaar vergoeding) als gift aanmerken. Met deze verklaring komt de gift in aanmerking voor de giftenaantrek in de aangifte inkomstenbelasting mits de organisatie een door de Belastingdienst erkende ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) is.

Misschien kunt u gebruikmaken van de vrijwilligersregeling. U hoeft dan geen loonheffingen in te houden en te betalen. De regelhulp vrijwilligers van de Belastingdienst geeft een indicatie of uw medewerker onder de vrijwilligersregeling valt.

9. Welke vergoeding mag ik als bestuurslid ontvangen?

Bestuurders van een organisatie mogen net als alle andere vrijwilligers hun onkosten voor het vrijwilligerswerk vergoed krijgen. Daarnaast is het mogelijk dat bestuurders vacatiegeld ontvangen. Dat is een vergoeding die bestuursleden ontvangen voor de vervulling van hun functie. Denk hierbij aan het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.

Voor de hoogte van het vacatiegeld bestaat een wettelijke regeling: Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies. In deze regeling kan gekozen worden voor vergoeding per vergadering óf voor een vaste vergoeding.

Vergoeding per vergadering
De vergoeding per vergadering mag niet meer zijn dan 3% van het maximum van salarisschaal 18 van Bijlage B bij het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren. Dat komt neer op €256,- per vergadering (niveau 2015). De voorzitter mag 130% ontvangen ten opzichte van de andere leden van het bestuur wat neer komt op €333,- per vergadering (niveau 2015).

Vaste vergoeding
De vaste vergoeding mag niet meer zijn dan het aantal daadwerkelijk gewerkte uren (arbeidsduur) voor het maximum van salarisschaal 18 van Bijlage B bij het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren.

ANBI’s
Een belangrijke voorwaarden voor een ANBI is dat de beloning voor bestuurders beperkt is tot een onkostenvergoeding en minimale vacatiegelden. Bestuurders van een ANBI kunnen niet meer ontvangen dan de maximale bedragen voor vacatiegelden.