Onkostenvergoeding

Hier leest u alles over onkosten- en reiskostenvergoeding voor vrijwilligers. Onder ‘Factsheet’ vindt u in grote lijnen de basisinformatie met handige tips en adviezen. Onder ‘Verdieping’ vindt u relevante achtergrondinformatie over het onderwerp, eventuele Kamervragen en voorbeelden van uitspraken om u een idee te geven hoe de rechters tegen de materie aankijken. Ook vindt u hier een antwoord op de meest gestelde vragen. Deze informatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Er kunnen echter geen rechten worden ontleend aan deze informatie.

Handboek loonheffing 2014

In het handboek loonheffing 2014  is vastgelegd welke onkosten- en/of reiskostenvergoeding vrijwilligers belastingvrij mogen ontvangen. Als de maximale normbedragen worden overschreden en niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven, is men over het gehele bedrag belasting verschuldigd.

Wie is vrijwilliger?

Volgens de belastingdienst is een vrijwilliger een persoon die niet beroepshalve en op vrijwillige basis werkzaamheden verricht voor een organisatie of instelling die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting of voor een sportorganisatie, zonder dat hij daarvoor een reële arbeidsbeloning ontvangt.

Mogelijkheden voor vergoedingen

Vrijwilligersorganisaties mogen zelf beslissen of zij een onkosten- en/ of reiskostenvergoeding geven. Veel organisaties hanteren echter het principe dat vrijwilligers zelf geen kosten hoeven te maken om vrijwilligerswerk te kunnen doen. Vrijwilligersorganisaties kunnen deze kosten op twee manieren vergoeden, namelijk op basis van:

  1. werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten
  2. een vast bedrag voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden, de zogenaamde forfaitaire vergoeding

1. Werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten

Als de organisatie besluit vrijwilligers een vergoeding te bieden op basis van werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten dan geldt er geen limiet aan de vergoeding. Alle gemaakte en aangetoonde kosten die met het vrijwilligerswerk te maken hebben, kunnen worden vergoed. Over deze vergoeding is men geen belasting verschuldigd. Dit betekent echter wel dat alle kosten aantoonbaar moeten zijn door middel van bewijsstukken, bonnetjes en declaraties. Bij kosten kunt u denken aan reiskosten maar ook aan andere kosten zoals papier, inktpatronen en postzegels.

2. Vast bedrag

Om de administratieve lasten te beperken en rompslomp met bijvoorbeeld bonnetjes te voorkomen, kunnen organisaties er ook voor kiezen om vrijwilligers een vast bedrag te geven als tegemoetkoming in de kosten. Voor deze vorm van vergoeding heeft de Belastingdienst een maximum vastgesteld van € 150,- per maand tot € 1500,- per jaar. Met deze vaste vrijwilligersvergoeding hoeven vrijwilligers niet  te bewijzen dat er kosten zijn gemaakt. Daarbij gelden de volgende aanvullende regels:

  • Voor vrijwilligers van 23 jaar en ouder is de vergoeding per uur maximaal € 4,50 (met een maximum van €150,- per maand en € 1500,- per jaar)
  • Voor vrijwilligers onder de 23 jaar is de vergoeding per uur maximaal € 2,50 (met een maximum van €150,- per maand en € 1500,- per jaar).

Als uw vrijwilligers de maximale normbedragen niet overschrijden, hoeft u de vergoedingen niet aan de belastingdienst door te geven en hoeft u geen loonheffing in te houden en af te dragen. Ook hoeft u geen urenadministratie bij te houden.

Let op! Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen, dus ook bijvoorbeeld voor reiskostenvergoeding of verstrekte sportkleding.

Let op! Als de vergoeding van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten boven de maximum normbedragen uitkomen, dient u de vergoeding wel op te geven aan de belastingdienst. Deze vergoeding is echter alleen belast als niet kan worden aangetoond dat de vrijwilliger dit bedrag voor het vrijwilligerswerk heeft uitgegeven.

Reiskostenvergoeding

Voor de reiskostenvergoeding geldt dat zowel de kosten voor het openbaar vervoer als de kosten voor het gebruik van eigen auto kunnen worden vergoed. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist, is de onderbouwing redelijk eenvoudig. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden als legitieme onderbouwing. Ook bij het gebruik van de eigen auto kunnen  vrijwilligers de werkelijke kosten van een auto per kilometer vergoed krijgen. Ook als dat hoger is dan de belastingvrije kilometervergoeding voor werknemers € 0,19 per km)  Vrijwilligers die naast reiskosten ook een vaste vrijwilligersvergoeding krijgen moeten opletten dat het totaal van de vergoeding niet boven de maximum vastgestelde bedragen per maand en per jaar komen. Als de totale vergoeding boven de vast gestelde bedragen komt is de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen auto de zelfde als die voor werknemers. De belastingdienst zal over het teveel ontvangen bedrag per kilometer belasting heffen.

Tip! De ANWB heeft staatjes waarin voor bijna elk autotype aangegeven wordt wat de gebruikskosten zijn. Hoewel dit niet de daadwerkelijke kosten zijn, geven ze wel een goede indicatie daarvan. Als zodanig zijn ze dus wel bruikbaar voor de onderbouwing van de kilometervergoeding.

Let op! Vrijwilligers kunnen geen aanspraak maken op een kilometervergoeding wanneer zij hun kilometers lopend of per fiets afleggen.

Aangifte belastingdienst

Als de vrijwilligersvergoeding hoger is dan de maximale normbedragen zijn zowel de organisatie die uitbetaalt als de vrijwilliger die ontvangt, verplicht daarvan aangifte te doen. Via het Invoerprogramma IB 47  kan de vereniging in één keer achteraf van alle vrijwilligers de ontvangen vergoeding opgeven aan de belastingdienst. Vrijwilligers doen zelf aangifte. Wanneer er geen opgave wordt gedaan, kan de vereniging bij een fiscale controle een naheffing van sociale premies, meestal vermeerderd met een boete, verwachten.

Tip! Geef in het begin van het jaar alle vrijwilligers een overzicht met daarop het bedrag ‘verdiend in het afgelopen kalenderjaar’ dat aan de belastingdienst zal worden opgegeven en vraag hen binnen 14 dagen kenbaar te maken of de voorgenomen opgave klopt. Bij geen bericht geeft de organisatie daadwerkelijk het bedrag aan de belastingdienst door en weet ook de vrijwilliger welke vergoeding hij eventueel aan moet geven.

Let op! Als een vergoeding meer bedraagt dan de maximale normbedragen, zou in beginsel van geval tot geval moeten worden beoordeeld of de vrijwilliger al dan niet in dienstbetrekking werkzaam is. De belastingdienst heeft echter bepaald dat de arbeidsverhouding met de vrijwilliger niet als dienst-betrekking wordt beschouwd als men aan de voorwaarde voldoet dat de verstrekte vergoeding jaarlijks middels het IB47 formulier wordt doorgeven. Een reden temeer om het IB47 formulier in te vullen.

Specifieke regels voor bijstandsgerechtigden

Mensen met een bijstandsuitkering mogen maximaal € 95,- per maand ontvangen tot € 764,- per jaar zonder dat het invloed heeft op de uitkering. Echter voor jongeren in de bijstand onder de  27 jaar, geldt een andere regeling niet. Elke andere betaling dan de daadwerkelijk gemaakte kosten wordt gekort op de uitkering van deze groep jongeren onder de 27 jaar.

Wanneer het vrijwilligerswerk het vinden van een betaalde baan bevordert, kunnen gemeenten besluiten de bijstandsgerechtigde maximaal twee jaar een premie van maximaal €2.292,00 uit te keren voor zover dit bijdraagt aan het bevorderen van de arbeidsinschakeling. Deze regeling is niet van toepassing voor jongeren onder de 27 jaar.

Specifieke regels voor amateurgezelschappen

Op leden van amateurgezelschappen zoals fanfares, harmonieën, carnavals- of toneelverenigingen, is in principe de artiestenregeling van toepassing. In sommige gevallen geldt echter ook de vrijwilligersregeling en hoeft men geen aangifte loonheffingen of inkomstenbelasting te doen. De vrijwilligersregeling is echter alleen van toepassing als:

  • het amateurgezelschap niet onder de vennootschapsbelasting valt.
  • het amateurgezelschap of de leider ervan een inhoudingsplichtigenverklaring heeft.
  • de leden van het gezelschap vanwege hun werkzaamheden als vrijwilligers kunnen worden beschouwd.
  • de maximale normbedragen van € 150 per maand en € 1.500 per jaar niet worden overschreden.

Let op! Als leden van het gezelschap een hogere vergoeding ontvangen dan de maximale normbedragen moet de verstrekte vergoeding middels het IB47 formulier worden doorgeven. Doet men dit niet dan is men over de totaal genoten gage loonbelasting verschuldigd (tenzij men onder kleine vergoedingsregeling valt).